Ulusal Proje Meslek Konferansı
Proje olmak için özgün olmak lazımdır. Özgün olabilmek ise koşullanmalardan arınmayı gerektirir. Her seferinde yenilenmeyi ve önyargısız olabilmeyi gerektirir.
Hemen söyleyelim; ilk Ulusal Proje Meslek Konferansı’mızın asıl amacı ve hedefi EZBER BOZMAKTIR. Şöyle ki;
· Taahhüt veren ve alan taraflar PROJE YÖNETİCİLİĞİ işlevini eksik ve yanlış biliyor.
· Bu yüzden büyük sorunlar yaşanmakta,
· Beklentiler karşılanamamakta,
· Başta mutabık kalınan kapsam, takvim ve maliyetler aşılmakta,
· Projeler başarısız olmakta,
· Ve bu nedenlerle büyük itibar kayıpları yaşanmaktadır.
Projeler, sınırlı kaynaklar seferber edilerek gerçekleştirilen özgün işlerdir. Büyük miktarda insan, techizat, malzeme ve zamanın ahenkle sevk ve idaresini gerektirir. Projeler tanımı ve doğası gereği, daima özgünlük ve ilk defalık içererek, hep büyük ya da küçük değişimlerin aracıdırlar ve dolayısı ile taraflar için büyük stratejik önem taşırlar.
Proje yöneticiliği mesleğinin tarihçesine çok kısaca bakalım;
Batı’da, 1900’lerden bu yana, projelerin taşıdıkları önem ve seferber edilen kaynaklar nedeniyle farklı ve özel bir yönetim düzenlemesi gereği duyuldu. Başarısızlığa yer vermemek için her projeye ayrı bir yöneticinin atanması geleneği başladı. Böylece doğrudan en üst yöneticinin icazeti ve yetkisini taşıyan, sadece tek projenin menfaatini gözeterek, başka önceliklerin öne geçmesine izin vermeyecek bir hami olacaktı. Proje Yöneticisi ünvanı bu şekilde oluştu.
Bu, bir ülkenin kendi devlet başkanını temsilen başka bir ülkeye büyükelçi atamasına benzer bir durumdur. Büyükelçi, bu atama ile ülkenin Devlet Başkanını temsil yetkisi, imtiyazı ve özerkliği ile donatılır. Atama, atayan ülkenin hükümeti ve cumhurbaşkanı tarafından yapılır. Atanılan ülkenin de cumhurbaşkanına verilen itimat mektubu ile geçerlilik kazanır. Büyükelçi, ülkesinin tüm dünya ile ilişkileri arasından, sadece belirlenen o ülkeyle olan özel ilişkisini bizzat ve münhasıran gözetecek, savunacak, dile getirecek ve yürütecek olan kişidir.
Proje Yöneticisi de çok benzer mantık ile tüm projeler arasında belirli bir projenin haklarını, menfaatlerini ve kaynak akışını gözetmek, savunmak ve yürütmek üzere, kurumunun en üst makamının vereceği berat ile atanır ve o proje çerçevesinde kurumunun en üst makamını, yetkisi ve tahsis ettiği kaynakları ile temsil eder. Yani öyle olmalıdır…
Tarihçe konusuna tekrar dönecek olursak, zaman içinde, yine Batı’da, Proje Yöneticiliği kendine has meslekî yöntemler ve özellikler de geliştirdi, tıpkı diplomatik protokollerde olduğu gibi. Günümüzde ise Proje Yöneticiliği, özel akademik kürsüleri olan ve yüksek okul diploması alınabilen veya bağımsız meslek kuruluşları tarafından sertifikalandırılan, özgün bir meslek olarak kendini ortaya koydu. Büyük kaynaklar gerektirecek taahhütleri alan veya veren bazı Batı’lı kurumlar, projelerini sıradan yöneticiler yerine artık Proje Yöneticilerinin yönetimine verilmesini şart koşmaya başladı…
Gelgelelim, ülkemizde günlük gerçek çalışma ortamlarımızın çoğunda, proje yöneticiliğinin yukarıda bahsettiğim ortaya çıkış sebebi, tarihçesi ve özellikleri unutuluyor. Proje yöneticiliği bir stratejik yetki ve kaynak odağı olmak yerine, kurumdaki herhangi bir üst yöneticinin emrindeki işlevsel bir icraat sorumluluğu veya infaz memurluğuna indirgeniyor. Proje Yöneticisinin sorumlulukları baki tutulurken, bunları yerine getirmesine imkân verecek yetkileri devredilmiyor.
Neredeyse tüm sektörlerimizde, ne yazık ki, projeler büyük oranda başarısız olmaktadır. Büyük çoğunlukla teklif aşamasındaki kestirimin uygulama başlayınca çok hatalı olduğu anlaşılmakta ve daha işin başında haneye yazılan bu ciddi kayıp, proje ilerledikçe, kapsamda, takvimde ve tabii, maliyetlerde katlanarak büyüyüp, işin sonunda tüm ilgili tarafların hüsranı, üzüntüsü ve itibar kaybı ile sonuçlanmaktadır.
Üst yönetim makamları, bir Projenin gidişatının kötüye saptığını düşündüklerinde, başta proje müdürleri olmak üzere, proje ekiplerine gözdağı verip, durumu hemen düzeltmelerini ister. Aslında projenin sapmalara uğraması büyük çoğunlukla gerçekte proje yöneticisinin bizzat hatasından değil onun dışındaki etkenlerden dolayıdır. Tam yetki ve tüm kontrol elinde olduğu halde bile, 1950’den bu yana uçak kazalarında pilot hatası oranı sadece %50’dir. Uçakların düşme sebeplerinin en az yarısı pilot dışında nedenlerledir. Oysa az önce de söylediğimiz gibi, proje yöneticilerinin yetki ve denetim alanları kendilerine devredilmiyor. Yani elleri, kolları bağlıyken durumu yönetmeleri veya kurtarmaları bekleniyor.
Üst Yönetimlerin işin kontrolüne yönelik, maalesef, bu ikazdan hemen sonraki hamleleri, işi bizzat üstlenmek ve proje yönetim ekibini tamamen etkisiz kılmak şeklinde tezahür eder. Bu aşamadan itibaren kendini ihanete uğramış ve yetkisizlenmiş hisseden, her şeye rağmen işin gidişatında sorumluluğu olduğunu düşünen proje yöneticisinin çaresizliği içinde, Proje Yönetimi süreci fevkalade sahipsiz, dağınık, bulanık, denetimsiz ve belirsiz seyreder.
Şimdi işin başka bir çehresine bakalım;
Proje Yönetim Derneği, Istanbul Proje Yönetim Derneği, PMITR gibi Ankara ve İstanbul merkezli Proje Yönetim Derneklerimiz var. Project Management Institute, International Project Management Association gibi ABD ve AB menşeli uluslararası meslekî kurumlar, tüm dünyada olduğu gibi Türkiye’de de, Proje Yönetimine yönelik kurslar, sertifikalandırma ve dernek faaliyetlerinde son derece agresif ve rekabetçidir. Üniversite kürsülerinde Proje Yönetimi ile ilgili pek çok akademik içerikli çalışma, işin teorik boyutlarını enine boyuna işliyor. Ülkemizde pekçok ‘Proje Yönetimi’ ana başlıklı konferans, seminer ve sempozyumlar düzenleniyor.
Her sektörde artık PROJE YÖNETİCİSİ istihdamı iyice yaygınlaştı…
Proje Yönetimine dair mevcut toplumsal faaliyetlerin TAMAMI proje yönetimi metodolojisi ile kitabî bilgilerinin aktarımı ve tartışılması üzerine kurulu. Bizim tespitimize göre, proje yöneticilerinin dayanıştığı, dil, fikir ve beklenti birliğini tanımladığı ve savunduğu, icraatları, mağduriyetleri, hakları, sorumlulukları dile getiren bir zemin yok. Bu durumda, yukarıdaki bütün dernek ve uluslararası kurumların ortaya koydukları ve yaptıları şeyler, ulusal paydaşlar arasında Proje Yöneticiliği konularında bir dilbirliği, fikirbirliği veya en önemlisi, beklenti birliği sağlayabildi mi? Bizim ülkemizde Proje Yöneticisi ne yapar? Ondan aslında ne beklenir?
Korkarım ki,
· Proje Yöneticiliği, mesleğin erbabından çok, kurum içinde terfisi gelen ve uzmanlığı başka olan birine teslim edilirse,
· Proje yönetiminin gereği olan planlama ve icraata yönelik bilgi toplama, dağıtma ve çözümleme altyapısına ‘gereksiz masraf kapısı’ olarak bakılırsa,
· Proje yöneticiliği işlevi yöneticilik yerine baş-icraatçılık (baş-mühendis, baş-hekim, baş-öğretmen, baş-avukat, baş-mimar, baş-aşçı, baş-usta, gibi) olarak görülürse,
· Proje’ye tahsis edilen kaynakların sevk ve idaresinde üçüncü tarafların proje yöneticisinden daha fazla söz hakkı olursa,
· Üst yönetim müdahaleleri ile proje yöneticisinin yetki ve etkinliği sabote edilirse,
Proje Yöneticiliği ünvan ve görevi giderek kimsenin üstlenmek istemeyeceği bir iş olacaktır. İçinizde böyle durumların gerçek hayatta hiç yaşanmadığını düşünenleriniz var mı?
Bizim gözlemimiz şöyle: Proje Yöneticisi olarak atanan tüm meslekdaşlarımız er-geç ciddi ihtilaf yaşayarak, ya görevden ayrılıyor, ya da uzaklaştırılıyorlar. Çoğu yeni tabir ile “Mobbing” veya işyerinde meslekî tacize maruz kalıyorlar. Bu durumların ortak çarpanı, daima beklentilerin uyuşmazlığı oluyor. Üst yönetim, kaynak ve yetkiyi kendi önceliklerine göre değiştirip kısıtlarken, proje yöneticisinden, kâhin ve mucize yaratan bir sihirbaz olmasını bekliyor. Proje yöneticisi ise ona gösterilen hedefe proje ekibini ulaştırmak için yetki ve kaynak istikrarı bekliyor. Sonuç, herkes için hayal kırıklığı, hüsran ve büyük itibar kaybı oluyor.
Türkiye Cumhuriyetimizin pek çok toplumsal, kültürel, siyasal, fenni, yapısal projeleri, yani gerçekleştirdikleri var. En başta Türk Devrimi olmak üzere, toplumu bütünüyle dönüştürme, 10 yılda 15 milyon genç, anayurdun demirağlarla örülmesi, kalınma hamlelerimiz, reformlarımız, sanat festivallerimiz, Güney Doğu Anadolu Projeleri gibi büyük icraatlarımız var. Bunları gerçekleştirenlerimiz var. Bugün ulusal ve uluslararası boyutta yürüttüğümüz nice Haberleşme, Ulaşım, Sanayi, Enerji, Avrupa Birliği ve Dünya ile bütünleşme, Fenni ve Sosyal Araştırma, İnşaat, Yapı, Yazılım, Savunma, Tanıtma, Organizasyon, Seçim, İhracat, Ticaret, Mimarlık, Tasarım ve pek çok diğer projelerimiz ve proje yöneticilerimiz var. Kısacası ülke olarak var olmayı ve gelişmeyi sürdürme çabamız var.
Diğer yandan, Primavera veya MS Projects programları ile proje yönetmekten bahsediliyor. Yani proje yönetmek bir yazılımın kullanılmasına indirgeniyor. AB, TUBITAK, çeşitli Kalkınma Ajansı, Banka gibi kurumların maddi yardımlarına yönelik başvuru formlarının doldurulması işleri PROJE olarak adlandırılıyor. Buna bazen Proje Çevrim Yönetimi veya Proje Döngü Yönetimi gibi isimler takılıyor. Pek çok işletme bunu proje yöneticiliği olarak tanımlıyor. Yani proje yöneticiliği burada da sanki arzuhalciliğe indirgeniyor. Ancak bu başvuruların kabulu durumunda o işin fiilen yürütülmesi ve gerçekleştirilmesi konusu o derece önemsenmiyor sanki. Bu yaklaşımlar maalesef, zaten çok iyi ve doğru anlaşılamayan PROJE YÖNETİCİLİĞİ kavramını bulandırıyor ve mesleğimize zarar veriyor.
Proje dediğimizde, bu sözcük büyük çoğunluğumuz için hala çizim, tasarım veya fizibilite raporu gibi bir anlam taşıyor. Sırf bu nedenle çalıştaylarımızdan birinde PROJE yerine kullanabileceğimiz yeni bir Türkçe sözcük üretilmesini öneriyoruz.
Mimar, Mühendis, Bilim İnsanı, Tüccar, Avukat, Doktor, Sanatçı, Maliyeci, Girişimci, Siyasetçi, Kaliteci, İnsan Kaynağı Uzmanı… her kim özgün bir iş gerçekleştirmeye soyunursa, doğal olarak kendi uğraş alanı etrafında odaklanarak işi yürütür. Yani mimar, mimariye, tüccar, ticarete, doktor, tıbbi müdahaleye, mühendis, tasarıma, maliyeci, hesaplara yönelir ve saire. Onlar böylece proje yönettiklerini düşünürler. Oysa PROJE YÖNETİCİLİĞİ bu işlerden hiçbirisi değildir; ama HEPSİDİR! Yani proje yöneticisi işinin hukuki, ticari, lojistik, teknik, tasarım, üretim vs gibi tüm çehrelerini gözetebilmek zorundadır.
Proje yöneticisinin, işin teknik veya tasarım aşaması, işin tedarik veya edinim aşaması, işin saha veya yapılma aşaması ve işin yönetilme aşamalarının hepsinin tüm bilgi alanlarını gözetmesi ve çok mahir ve kıvrak bir koordinatör ve iş bitirici olması gerekir. Ayrıca bu hünerini sergileyebilecek esneklikte yetki ve kaynağa erişimi olması gerekir. Aynı zamanda söz konusu uzmanlık alanlarından hiç birisinin yörüngesine kapılmaması da çok önemlidir.
Bazı CEO, Müsteşar, Genel Müdür, Komutan, İşadamı gibi üst yöneticilerimiz şayet, “bizim bu tür bir proje yöneticisine ihtiyacımız yok” diye düşünüyorlarsa, bu görüşlerini yakın zamanda değiştireceklerinden eminim. Uygarlığın ilerlemesi ve gelişmesi yolunda, yönetenleri yönetmek türü giderek yukarıya kayan yönetişim gerekleri, üst yönetimleri, proje yöneticilerine güven duymaya ikna edecektir. Böylece delegasyonun gerektirdiği özerklik ve proje yöneticilerine yetki ile kaynak devri kolaylaşacaktır.
SIAD ve GIAD sonekli derneklerimiz sanayici, girişimci ve işadamları üzerine yoğunlaşıyor. Bu kişiler birleşerek ülkemizin önemli konularında görüş bildirip, yön verip, ağırlık koyuyorlar. Girişimcilik ve işadamlığı çok önemli ve az bulunan bir özellik. Büyük cesaret ve ileri görüşlülük gerektiriyor. Kalkınmamızın motoru olan tüm girişimcilerimize sevgi ve saygılarımızı gönderiyoruz onları bağrımıza basıyoruz ve sahipleniyoruz.
Diğer tarafta, o girişimcilerimizin giriştikleri ve girişecekleri işlerini gerçekleştirecek olanlar kimler? İşte onlar BİZ, yani, PROJE YÖNETİCİLERİyiz.
Projeler, sınırlı kaynaklar seferber edilerek gerçekleştirilen özgün işlerdir. Projeler ülkemizin var olmasının ve gelişmesinin teminatıdır.
· Taahhüt veren ve alan taraflar PROJE YÖNETİCİLİĞİ işlevini eksik ve yanlış bilmektedir.
· Bu yüzden büyük sorunlar yaşanmaktadır.
· Beklentiler karşılanamamaktadır.
· Başta mutabık kalınan kapsam, takvim ve maliyetler aşılmaktadır.
· Projeler başarısız olmaktadır.
· Büyük itibar kayıpları yaşanmaktadır.
İşte biz, proje yönetenler veya gerçekleştirenler olarak, UPMK’da bu sorunlarımızı konuşmak ve onları en aza indirmek için toplanıyoruz. Mesleğimizin iyi ve doğru tanınması, takdir edilmesi ve geliştirilmesi için birleşiyoruz. Bu mesleğin üyesi olan bizlerin, ülkemizin refahı ve kalkınmasını gerçekleştirecek kişiler olarak, tanınmayı, özgün ve özel olmayı ve takdir edilmeyi, ülkemizle ilgili önemli kararlarda söz sahibi olmayı ve bu kararları yönlendirmeyi, girişimci ve işadamlarımız kadar hak ettiğimiz kanısındayız.