Proje Yönetimi İşpaketi’nin Kurum Dışından Tedariki
Yıllardır, çeşitli sektörlerde ve kurum bünyelerinde yürüttüğümüz projelerde, yaşadığımız Proje Yönetimi zorlukları bize bu iş paketine farklı bir yaklaşım geliştirme ilhamı verdi.
Projeler başarısız olmakta. Büyük çoğunlukla teklif aşamasındaki kestirimin uygulama başlayınca çok hatalı olduğu anlaşılmakta ve daha işin başında haneye yazılan bu ciddi kayıp proje ilerledikçe, kapsamda, takvimde ve tabii, maliyetlerde katlanarak büyüyüp, işin sonunda tüm ilgili tarafların hüsranı, üzüntüsü ve yüz kaybı ile sonuçlanmaktadır.
Projenin gidişatının kötüye sapmasını müteakip, başta proje müdürleri olmak üzere, proje ekiplerine göz dağı verilip durumu hemen düzeltmeleri istenmekte, ancak açıkçası Kurumları Üst Yönetimlerinin işin kontrolüne yönelik, maalesef, bu eylemden öte etkin bir adımları olamamaktadır. Proje Yönetimi süreci fevkalade dağınık, bulanık, denetimsiz ve belirsiz seyretmektedir.
Yüzde yüzün üzerinde kârlılığın olduğu, en kalifiye elemanların bile iyi bir iş için sıraya girdiği, taşaronların kendilerine pay düşmesi için yalvardığı, fiyat kırdığı, ekipman ve malzeme tedarikçilerinin en büyük makinaları bile neredeyse raftan teslim ettikleri, her türlü geçikme ve maliyet artışlarını müşterilerin hoşgördüğü günler geçmişte kaldı; belki de zaten hiç olmadı…
Günümüzde artık en küçük işler için, en kaygısız müşteriler bile düzgün proje yönetimi çıktıları istiyorlar. Yani, bir proje zemin planı, haftalık ilerleme raporları, sapma gözetimi ve telafisi, risk yönetimi v.s. gibi. Müteahhit kurum ise, haklı olarak, marjinal kâr, çok pahalı iş gücü ve techizat ile fevkalade oynak piyasa koşulları içinde, elde edebileceği girdiyi azamiye çıkartırken, olabildiğince tüm belirsiz ve beklenmedik unsurları işverene yansıtabilmenin çabası içinde, olağanüstü hakistemi takibine yönelmek istiyor.
Öte yanda, proje yönetim takımı üyeleri de şikayetçi; İlk paragrafta bahsedilen teklif kestirimlerindeki sorunlardan dolayı maça hükmen yenik başlamanın ötesinde, olumsuzlukların ve kaygıların baş sorumlusu olmak onların görevi olduğundan, başta kurumsal üst yönetimleri olmak üzere, tüm paydaşların şimşeklerini çekmek ve maalesef kurumları bünyesinde yeterli yetki ve bilgi/yöntem kaynakları ile donatılmadıklarından, yüklerinin altında ezilmekten dolayı kendilerini son derece madur hissetmekteler.
Özetle, Müşteri, Müteahhit ve Proje Ekibi üçgeninde mutsuzluk, memnuniyetsizlik kol geziyor.
Burada size kurumlarda olumlu bir etki ve katkı sağlayacak, önemli bir yaklaşımı dikkatinize sunuyorum; Proje Yönetimi İş Paketinin kurum dışından tedarik edilmesi.
Proje Yönetim işlevinin “outsource” edilmesinin, başka deyişle kurum dışından alınmasının maliyet-etkin gerekçelerini kısaca aşağıda sıralıyorum:
1. Kurum Proje Yönetim işlevini dışarıdan tedarik ederse, sadece bu işe odaklanmış bir işletmenin dolaylı maliyetleri, ya da “overhead”leri kurumunkilerle kıyaslanamayacak derecede düşük olacağı için, bu kapsamdaki maliyetler kesin olarak düşecektir.
Proje Yönetimi ve alt unsurları olan Planlama, Proje Mühendisliği, Tedarik ve Uygulama alanlarında ileri derecede yetkin kişilerle çalışma imkânı bulunacaktır.
Paralel olarak, Proje Yönetim profesyonelleri ile birlikte çalışacak işveren kurum personeline tekrarlanabilir ve sürdürülebilir bir yetkinlik de, kurumsal düzeyde kazandırılmış olunacaktır.
2. Dışarıdan alınacak hizmeti verecek Proje Yönetimi Ekibindeki profesyonellerin işveren kurum içinde kariyer beklentileri olmayacağı için, sadece projenin başarısına odaklanacak ve nesnel davranmayarak karar süreçlerine önemli destek sağlayacaktır.
3. Düşük maliyet ve yüksek yetkinlik avantajının yanı sıra, bu işlevi kurum dışından satın almak, Proje Yönetiminden kaynaklanabilecek bir cezanın telafisinin de işi dışarıdan üstlenecek ekibe taahhüt ettirilmesi mümkün olacaktır.
Görüş ve değerlendirmelerinizi esirgemeyiniz.
Murat Bey’e ek olarak belirtmek isterim ki; Günümüzde her alanda spesifik olarak uzmanlaşma ve bunun getirdiği iş sonuçları, hizmeti alan ve veren taraflarlar içinde giderek tercih edilir olmaktadır. Her geçen gün gelişen ve büyüyen inşaat sektörü için de bunun yansımalarını görmek proje yönetimi noktasında mümkündür. Proje yönetimi iş paketinin dışarıdan alınması her ne kadar kurum çalışanları ve kültürü için ilk başta ürkütücü olarak görünse de maliyetlerde azalma, personele yetkinlik kazandırma, projeye nesnel bir bakış açısıyla bakma, olası bir hata durumunda cezanın kesileceği adresin bilinmesi bakımından, kurumlar ve çalışanları için uzun vadede kar sağlayacaktır diye düşünüyorum.
Benim bir sorum olacak ben bu proje yönetimi konusunda yeni ilgilenmeye başlamış birisi olarak bir şeyi merak ediyorum. Acaba bu proje yönetiminin uygulama alanları tam olarak (örnekleriyle beraber) nereler? Örneğin kamu sektörüne bu uygulanabilir mi? Ya da devlet bünyesinde ne derece uygulama alanı bulabilir? Bana örneklerle açıklayabilirseniz çok sevinirim. Şimdiden teşekkürler.
Proje Yönetiminin “Uygulama Alanı”, “Kısıtlı Kaynaklarla Ortaya Çıkartılan Özgün bir Gerçekleştirme” olarak tanımladığımız herhangi bir “proje”nin (Teknik, sosyal, kamusal, özel, kişisel vs) başından sonuna kadar sevk ve idaresi için yürütülecek tüm genel ve bu işe has eylem, yöntem ve stratejiler bütünüdür diyebiliriz. Genel olarak Bütünleştirme, Kapsam, Takvim, Maliyet, Kalite, Insan Kaynakları, İletişim, Risk ve Tedarik olarak 9 ana bilgi alanını içerir.
Proje Yönetimi, Kamu’da ve Devlet bünyesinde de, hemen hemen her şeyde olduğu gibi, gayet geniş ve derin uygulama alanı bulacaktır. Taahhüt içeren (verme veya alma) her iş proje yönetimini gerektirir.
Sizin hangi Kamu kesiminde ne tür bir çalışma içinde olduğunuzu bilemediğim için işinize yarayacak daha somut örnek vermem şu anda mümkün değil. Alanınızı öğrenebilirsem örnek konusuna da açıklık getirmeye çalışırım.
Selamlar,
Küçük bir noktanın dikkate alınması gerektiğine inanıyorum: Outsourcing gerçekleşmesi durumunda maliyeti sadece outsourcing firmasına verilen ücret olarak görmemek gerekmektedir. Aynı zamanda outsourcing ekibi dışında, outsource eden firmada proje yönetimi, yapılan işin kalite kontrolü ve eğer iş geliştirme çalışmalarının halen outsource eden şirkette kalması söz konusu ise, outsource eden ve outsource edilenlerin toplam maliyeti işin tamamının maliyeti olarak görülmelidir.
Outsource edilen işin türüne göre outsource eden kişinin işin tamamının ortaya çıkması için harcamış olduğu maliyetleri değişmekte olup, dikkate alınmadığı durumlar olmaktadır. Yapılan işin maliyeti hem outsource firmanın maliyeti, hem de outsource eden firmanın işin çıkması için harcamış olduğu maliyete denk geleceğinin altını tekrar çizmek istiyorum. Yöneticilerin maliyeti sadece outsource edilen firmanın faturası olarak görmesi, outsource eden firmanın çabalarının (maliyetinin) yok sayılması anlamına gelecektir.
Haklısınız, her kurumun dolaylı maliyetleri daima mevcut, tabii.
Burada anlatmak istediğimiz şey, kurumun doğrudan, ya da projesel maliyetleri içinde gösterilmeye çalışılırken idari karışıklıklar sonucu kurumun dolaylı maliyetlerine yansıyan Proje Yönetimi giderlerini olmaları gereken yerde tutmaya yönelik olarak, bu hizmet paketinin ayrıştırılıp dışarıya verilmesi fikridir.
Ancak her durumda, paket(ler)in yönetimi için, kurum dolaylı giderlerine hala bir yüzde olarak maliyet yansıması kaçınılmaz olacaktır.