Belgelerin Onayı
Projelerin ömrü boyunca pek çok belge oluşturulur ve yayımlanır, yani tescil edilir veya geçerlilik kazandırılır.
Bu belgeleri genel olarak hangi çevre içinde kalacağına göre, Proje-İçi, Kurum-İçi ve Kurum-Dışı olarak sınıflandırabiliriz.
Dolayısı ile, yayımlanacak belgenin kimler tarafından okunacağına ve/veya içeriği gereği kimleri muhatap alacağı ve sorumlulandıracağına göre “hazırlayanı” veya “yazanı”; “gözden geçireni” veya “sahibi”; ve “onaylayanı” veya “yetkilisi” olacaktır.
Genellikle, “hazırlayan”, proje-içi, “gözden geçiren”, kurum-içi ve “onaylayan” ise kurum-dışı çevrelerin itibar ettiği, muhatap tanıyarak kabul ettiği (örneğin imza sirküleri, yetki belgesi, görev belgesi türü beratlar ile) kişiler olmalıdır.
Örneğin, her yazılan dilekçeyi, ilgili bir Genel Müdür veya İçişleri Bakanına onaylatmadığımız gibi, her emri Genel Kurmay Başkanı gözden geçirmediği gibi, proje içinde, kurum içinde veya daha geniş (müşteri) çevredeki paydaşlara hitaben hazırlanan belgeleri (yazı, rapor, sunum, bilgi notu vs) de hangi imza aşamalarına tabi tutacağınıza karar verirken yukarıdaki genel bilgileri unutmamanızı öneririz.
Bazı belgelerin bir de SÜT gibi, YOĞURT gibi, tazelik ve kullanılabilirliklerini gösteren “son kullanma” veya “revizyon” (yenilenme) tarihleri vardır. Bu tarihi geçen veya yenisi çıkmış olan “kontrollü” belgelerin eski hallerinin kullanılarak mideleri bozmasına engel olmak için “Kontrollü Kopya” kavramı vardır. Bu yolla yenisi yayınlanan belgenin eski tarihli olanları, verildiğinin kaydı tutulmuş olunan kişilerden (kontrollü olması buradan kaynaklanıyor), fiilen geri alınarak (böylece kullanılması maddeten engellenerek), yerine yeni tarihlisi verilir.
Makarna gibi, salça gibi, neredeyse sonsuz raf ömrü olan belgeler de vardır. Yani bir kere yayınlanınca işin sonuna kadar tazeliğini veya geçerliliğini koruyan belgeler. Bunlarda revizyon olmaz, kontrollü kopya da gerekmez.
Ancak unutmayalım ki, Anayasalarımızın bile revizyonlu olmayı hakedecek kadar sık değiştiği bir dünyadayız.
Murat Cem Mekik, PMP
Cem Bey’in yazısına katılıyorum.Döküman yönetimi dedilen konuyu iyi bilmek gerekir çünkü bu dökümanlar proje yöneticilerinin işini kolaylaştırmaktadır. Planlanan projenin sürecinde hangi belgeler hazırlanmalı? Bu belgeler sırasıyla kimlere ulaşmalı?İmza aşaması nedir? Bu belgeler projenin yol göstericisidir ve projede ki ilerlemeleri aşama aşama gösterir.Külfet gibi görünen bu iş zamanla proje yöneticilerinin yardımcısı olur. Doğru kıstaslara göre ayrıldığında ve ihtiyaç duyulduğunda tekrardan arşivden alınabilir ve kullanılabilir.
Bir küçük uyarı; Sıklıkla ve hatalı olarak DÖKÜMAN denmektedir. Bu işin döküm eylemi ile bir bağlantısı olmadığına ve sadece latince köklere dayalı bir kelimenin türevi olduğunu bildirir, DOKÜMAN veya daha iyisi, “BELGE” olarak kullanılmasını dilerim :)
Bu ufak düzeltme ve bilgilendirme için teşekkürederim:) Artık Doküman/Belge konusunda daha dikkatli olacağım.