Proje’nin Yazgısı
Herşeye rağmen, projelerin yüzde sekseni başarısız olur derler. Yani, projelerin ölçütü olan, Kapsam, Takvim, Maliyet ve Kalite göstergelerinde işin başında öngörülenine ve mutabık kalınanına göre, veya planlananına göre, sapma(lar) oluşur.
İşin başında bunlar hiç öngörülmemiş, mutabık kalınmamış ve planlanmamış ise, zaten daha o andan itibaren başarısızlık kol gezmiş demektir.
Projenin yazgısını, kaderini etkileyen pek çok unsur vardır elbette. İşin yapılacağı coğrafya veya mekan, işi yapacak olan kurum ve kişiler, işin yürütüleceği zaman dilimi, ekonomik ve siyasi iklim vs…
Ancak bir projenin yazgısını belirleyen en temel unsur, o proje için taahhüt veren tarafın (yani o işi gerçekleştireceğini iddia edenlerin), o iş ile ilgili keşiflerini, yani yapılacak alt-işlerin ve gerekecek kaynaklarının kestirimini nasıl yaptıklarına bağlıdır.
Tıpkı silahla bir hedefe ateş etmek gibi; yola çıkan merminin hedefe varmasına etki eden pek çok usur olsa da, en önemli olanı nasıl nişan alındığıdır, kuşkusuz.
Bir ülkenin toplumsal uygarlık seviyesinin en dolaysız ve açık göstergesi nasıl araç ve yaya trafiğinin durumu ise; bir projenin de kapsam, takvim, maliyet ve kalite akıbetinin en dolaysız ve açık belirleyicisi o işi üstlenmeye talip olan kurum veya kişinin kestirimini nasıl yaptığıdır.
En başta, isabetli kestirim (İng: Estimation) yapabilmek için, o işi yapmayı gerçekten iyi bilmek veya, iş ilk kez yapılıyorsa, hangi alanlarda varsayımlar yapılmak sureti ile risk üstlenildiğini iyi kestirebilmek becerisi olmalıdır. En azından, bu hususların farkında olunması gereklidir.
Yakın geçmişe kadar işler genellikle maliyeterinin 2-3 kat fazlasına alınabilirken, günümüzde ekmek aslanların ağzında olduğundan, hem maliyetler olabildiğince kısılırken, hem de kâr payları ve yedek akçeler en aza indirilmektedir. Dolayısı ile, ilk kestirimde yapılacak en küçük hata bile, büyük süratle proje açısından ve büyük olasılıkla kurum açısından felakete sürükler.
Taahhüt verecek kişi ve kurumlar işte bu nedenle, hayatta kalabilmek ve iyi itibar ve müşterilerini memnun eden iş sonuçları elde edebilmek için teklif hazırlıklarında bu kestirim veya keşif becerilerini olabilecek en yüksek düzeye çıkartmaya ve isabet oranlarını yükseltmeye çalışırlar.
Kestirim çalışmasının hedefi, intihar edercesine düşük kaynağa talip olmak değil, hatasız ve eksiksiz olarak en düşük maliyetli çözümü bulabilmektedir.
Taahhüdü alacak olanların da en az verecek olanlar kadar bu konuda bilinçli ve gerçekçi çözümlerin farkında olabilmeleri gerekmektedir.
Bu yazgıya kendini bağlamış olan müteahhit kurumların en yetenekli ve işbilen personelini, en gelişmiş donanımını, kestirim veya keşif veya teklif hazırlama bölümlerine yönlendirmeleri tavsiye edilir.
Murat Cem Mekik, PMP
Cem Bey projelerin başarısız olmaları ile ilgili yaptığınız tespitlere katılıyorum.
Bir projenin başarısı ile o projeyi gerçekleştirecek olanların, proje öncesinde nasıl konumlandıkları arasında doğru bir orantı vardır. Diğer bir deyişle proje öncesi hazırlıklarda, olası sorunlara karşı detaylı bir çalışma yapmak, çalışma sürecinde zaman ve maddi kayıpları en aza indirger. Ancak günümüz ekonomik koşullarında bunları gerçekleştirmek git gide zorlaşmaktadır. Bu noktada proje gerçekleştirecek olanların kısıtlı bütçelerle en verimli hazırlığı yapmak konusunda daha fazla çaba göstermeleri gerekecektir.
Emine hanım,
Yanlış anlamadıysam diyorsunuz ki, hazırlık yapmak filan iyi-hoş, ama bunu yapacak zaman olmuyor.
Zamanla yarış daima mevcut. Hepimiz biliyoruz ki, genellikle akşam üstü saat 17′de ortaya çıkan bir iş için sabah saat 10′da teklif verilmesi istenir.
Ancak taahhüdü alan da, veren de farkında olmalıdır ki acele işe şeytan karışır ve iyi hazırlanamamış teklif günün sonunda kimseye yar olamaz.
Bu gerçeği üstler ve altlarla ne kadar yoğun paylaşabilir ve herkesi ortak bir anlayış noktasına çekebilirsek, yukarıda bahsettiğim “acil” rumuzlu teklif talepleri de azalacaktır.
Saygilarimla,
MCM
Bir yerde şuna benzer bir yazı okumuştum: “Mükemmel bir plan yapıp, o planı iyi uygulamamaktansa; o kadar da mükemmel olmayan bir plan yapıp ama yapılan o planı mükemmel uygulamak daha iyi sonuç verir.” (Tabii ki en iyisi hem planı hem de uygulamayı mükemmel olarak gerçekleştirmektir.)
Basitçe şunu örnek verebilirim: Ülkemizde hemen her konuda mükemmele yakın kanun, kararname, yönetmelik vs vardır ama bunlar o denli kötü uygulanmaktadır ki sanki orman kanunları varmış sanabilirsiniz. Halbuki -çok ilginçtir- bazı konularda (özellikle de hukukta) yere göğe sığdırılamayan İngilte’nin ANAYASA diye ele alabileceğiniz yazlı bir metni dahi yoktur! (bakınız: http://dergiler.ankara.edu.tr/dergiler/38/308/2962.pdf sayfa 185)
Sonuç; bir takım en iyi elemanların mutlak surette uygulama yani icraat kısmında yer almaları başarı için şarttır.
Mükemmel olmasa bile, “bir plan” her zaman lazım. Aksi halde ilerlemeyi ölçmek, sapmayı belirlemek ve telafi eylemini hesaplamak mümkün olmaz.
Ancak maalesef, bizim görgümüz herhangi bir plan veya ön-düşünme aşamasıne tahammül göstermeksizin doğrudan işe girmek üzerine kurgulanmış. Bu alışkanlığımız da hemen her seferinde işlerimizin ciddi aksamalarına sebep oluyor.
Haklısınız tabii, her şeyde olduğu gibi bu işler de denge meselesi. Dozunu iyi ayarlamak gerekir :)
Merhaba Murat Bey,
Yazılarınızı ve yazılarınıza yapılan yorumları büyük bir zevkle okuyorum. Hem sizden hem de yorumculardan bir şeyler öğreniyorum. Kendi yapım itibatiyle titiz ve düzenli biri olduğum için proje yönetimine (yazılımcı olduğum için artı olarak design pattern ve principles’lara) büyük önem veriyorum. Ancak bilhassa it sektöründe proje yönetiminden bahsedilmesi alay konusu olmanıza neden olabiliyor. Buda öğrendiklerimi uygulayamamam ve gözümün önünde ziyan edilen projelere mani olamamam hususunda bende büyük gerginlik yaratıyor. Sadece bende değil, plansızlık ve eksik görev tanımlarından dolayı çalışanlarda da benzer psikolojik tepkiler gözlemliyorum (tabii hepsinde değil, sadece iyi işler yapmak isteyipte yapamayanlarda).
Sanırım it sektörünün büyük bir kısmının işin asıl büyük ve önemli yerinin, proje yönetimi (yazılım mühendisliği) ve iyi sistem mühendisliği ile başladığı gerçeğini anlamak için uzun bir zamana ihtiyacı var…
Sayın Tolga AKYURT,
İnanın, proje yönetiminden bahsetmek sadece IT sektöründe değil, maalesef neredeyse tüm sektörlerde, ‘müslüman mahallesinde salyangoz satmak’ ile eşdeğer algılanabiliyor.
Bu durum da ister istemez, beni ve benim gibi az sayıda meslekdaşımı (belki artık sizi de) PROJE YÖNETİCİLİĞİ AKTİVİSTLİĞİ gibi acaip bir işe soyunduruyor. Bu eylemciliğin içinde öncelikle bu alanın bir ÖZGÜN MESLEK olduğuna ve daha sonra da tüm sektörlerin etkin gerçekleştirmeler üretilmesi için bu disiplini hakkı ile uygulamaya ve uygulatmaya ihtiyaçları olduğuna ikna etme unsurları var.
İşimiz zor, zira yılların alışkanlıkları, müsriflikleri, dağınıklıkları ve koşullanmaları ile mücadele ediyoruz. Ancak dünyanın en hayati kaynaklarının bile insanlar için hiçbir zaman olmadığı kadar azalmış olduğu bu çağımızda bizim önerdiğimiz disiplin, düzen ve titizliğe herkes er-geç ihtiyaç duyacaktır.
Kolay gelsin.
Tolga Bey,
Bir onceki yorumda soyadinizi yanlis yazdigim icin ozur dilerim. Tamamen dikkatsizlikten. Herhangi bir kastim yoktur. Tekrar cok ozur dilerim.